【必見】スプレッドシートを他人に共有する方法を紹介!

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こんにちは、色んな効率化大好きたぬ(@KAivlys)です!

「スプレッドシートの最大の魅力は?」と聞かれたら、私はすかさず「他人との共有が楽ちんなこと」だと答えます。

URL一つで、即座にいろんな人に共有できるなんて神機能すぎるでしょう。

実際、Excelオタクだった私が、あっさりとスプレッドシートに乗り換えた理由の1つな訳でもありますし…。

そこで今回は、スプレッドシートを他人に共有する方法を紹介します!

スプレッドシートを共有する方法

スプレッドシートを他人に共有する方法は、2018年6月現在、2種類あります。

2つの共有する方法
  1. Googleアカウントと紐づけて共有する
  2. URLで共有するおすすめ

それぞれに利点があるので、1つずつ紹介していきます。

Googleアカウントと紐づけて共有する方法

Googleアカウントを紐付ける作業が面倒ですが、裏を返せば『特定のアカウントでしかファイルを閲覧・編集できない』ということになります。

URLだけで共有するやり方だと、そのスプレッドシートのURLを知っている人が全て閲覧可能になってしまう恐れが…。

重要なファイルをスプレッドシートで共有する場合は、セキュリティ面で考えるとこちらのやり方の方が安心です。

STEP1:画面右上の[共有]を選択

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STEP2:メールアドレスを入力

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『名前かメールアドレスを入力』と書いてありますが、メールアドレスを入力しましょう。

名前なんて入力してる人、見たことないですw

そもそも相手がGoogleアカウントに登録した名前とか知らないよって話。

STEP3:権限を選択して完了

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共有の権限について
  1. 編集者:値を変更したり、数式を入力したり、シートを作成したりと色んなことが出来ます
  2. コメント可:閲覧+シートにコメントが残せるくらいです
  3. 閲覧者:シートの閲覧のみ可能です

権限が決まったら完了を押して、共有されたことを確認します。

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URLで共有する方法

公開用のアドレス1つで、知っている全員を閲覧もしくは編集可能にします。

Googleアカウントで共有する方法よりセキュリティは劣るものの、やはり大人数に共有するようなシートであれば、ちまちま一人ずつのアドレスを確認する時間がもったいないです。

共有して不味い内容なら、そもそもスプレッドシートで作りなさんなって話なので、ガンガンURLで共有しましょう。

STEP1:画面右上の[共有]を選択

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STEP2:[共有可能なリンクを取得]を選択

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STEP3:権限を選択して完了

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権限については前述したので割愛します。

デフォルトでは全員閲覧だけが許可されている状態です。まあ、全員が全員編集できる必要性もないですしね。

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オススメの設定は、全員の権限を閲覧だけにして、編集して欲しい人だけGoogleアカウントを紐づけます。

すると、一気にいろんな人がスプレッドシートを閲覧できるのと同時に、編集して欲しい人を絞ることで、誤ってデータが削除されたなんてことからシートを保護することができます。

まあ、データを消されても、復元できるんですけどね

変更履歴を表示するショートカットキー
  • Mac:+option+Shift+H
  • Windows:Ctrl+Alt+Shift+H

【保存版】実務の効率化が加速するスプレッドシートのショートカットキー17選!

2018.05.06

権限が決まったら完了を押して、共有されたことを確認しましょう。

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共有を解除する方法

次に共有を解除する方法を紹介します。

Googleアカウントと紐付けた人を解除する方法

STEP1:『他◯人のユーザーと共有しています』を選択

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STEP2:共有を解除したい人を選択し、変更を保存

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名前がグレーになったのを確認して保存します。

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変更を保存を押すと、そのGoogleアカウントはスプレッドシートにアクセスできなくなります。

しかも、共有を解除された旨を伝えるメールも届きません。

なので、いつの間にか共有のスプレッドシートにアクセスできなくなった場合は、まず第一に自分のアカウントが誤って消されていないか確認しましょう。

URLで共有した人を解除する方法

STEP1:権限を選択

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STEP2:オフを選択し、完了

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共有を解除したいときはオフを選択して、完了を押してください。

すると共有が解除され、スプレッドシートにアクセス出来なくなります。

特定のシートや範囲を保護して共有する方法

共有者に編集の権限があっても、複雑な数式が入力されているシートやセルは編集してほしくない。

そう思ったことはありませんか?

シートやセル単位で編集できないようにロックをかけることが出来ます。

シートを保護する方法

STEP1:シート上で右クリック、シートを保護…を選択

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保護したいシート名を右クリックして、『シートを保護…』を選択します。

STEP2:権限を設定を選択

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STEP3:完了を選択

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『範囲を編集できるユーザーを制限する』が『自分のみ』になっていることを確認し、完了を選択します。

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シート名の前にカギのアイコンが表示されたら、ちゃんとシートがロックされています。

セルを保護する方法

今度はシート単位よりもっと小さい『セル単位』でのロックです。

STEP1:保護したいセルを選択、[右クリック]>[シートを保護…]を選択

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STEP2:権限を設定を選択

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STEP3:完了を選択

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『範囲を編集できるユーザーを制限する』が『自分のみ』になっていることを確認し、完了を選択します。

これで、選択したセルのみがロックされます。

さいごに

今回は、スプレッドシートを他人に共有する方法を紹介しました。

スプレッドシートは、Excelと違ってリアルタイムで内容が共有されるのが良いですね(^o^)

しかし、いろんな人が寄ってたかって同じタイミングで編集をした場合、何がなんだか分からなくなることもあります…。

そんなときは、スプレッドシートの復元機能を使うと便利です。

スプレッドシートの復元機能が便利すぎて、もうExcelに戻れない

2018.10.03

それでは

元々エクセル一途だった私が、いとも簡単にスプレッドシートに心変わりした5つの理由。必見です。

スプレッドシートがExcelより優れている5つの理由!今すぐ移行しよう

2018.07.22

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ABOUTこの記事を書いてる人

たぬ(谷口健太)

25歳社会人。本職は福岡の通販会社でWebマーケッターやっとります。 プログラミング✕マーケティング=最強説を唱えており、非効率的な世の中に革命を起こそうと本ブログを設立。 ストレングスファインダー:戦略性・最上志向・目標志向・未来志向・個別化